05. Samen werken aan Assen
- Stand en Samenvatting
- Waar staan we nu en wat gaan we nog doen?
- Financiële prognose
- Budgetoverhevelingen
- Bezuinigingen
- Stand en Samenvatting
- Waar staan we nu en wat gaan we nog doen?
- Financiële prognose
- Budgetoverhevelingen
- Bezuinigingen
Stand en Samenvatting
In het kader van overheidsparticipatie zijn onze medewerkers samen met netwerkpartners gestart met trainingen.
Het werk van de NG4 projectenverwerver in Brussel ligt op schema. De afgelopen periode is deelname gerealiseerd aan verschillende werkgroepen en werd er deelgenomen aan meerdere netwerken. Voor de komende periode zijn er twee hoofdaandachtspunten: het verkrijgen en behouden van voldoende ondersteuning in tijd en kennis bij gemeenten en organisaties en het beter opsporen en efficiënter bedienen van mkb-bedrijven die actief willen zijn of worden op Europese schaal.
Per 15 september is het betalen per pin met goed gevolg bij alle balies in het stadhuis ingevoerd.
Vanuit de Toegang voor Jeugdhulp en de nieuwe Wmo-taken is een project gestart om buurtteams een leidende rol te geven.
De voorbereiding op de invoering van Zaakgericht werken is in volle gang. Hiermee kan in 2017 de slag gemaakt worden naar een betere dienstverlening aan de klanten.
Waar staan we nu en wat gaan we nog doen?
Bestuur
Onze medewerkers zijn in het kader van overheidsparticipatie voor de zomer samen met netwerkpartners gestart met een training ’Werken met netwerken’, met in het najaar een tweede serie trainingen. Tevens is er vanuit de VNG contact gezocht met gemeente Hoogeveen - De Wolden en de gemeente Assen om ook in VNG-verband verder invulling te geven aan overheidsparticipatie en aan wat dat van gemeenten vraagt. Beide gemeenten krijgen hierin een experimentele trekkersrol en kunnen op onderdelen als proeftuin voor initiatieven en ontwikkelingen fungeren.
De Dag van de democratie is georganiseerd en de start van het raadsseizoen heeft plaatsgevonden in het kader van overheidsparticipatie met als gastspreker de heer Wallage, voorzitter van de Raad van het openbaar bestuur. Met de raad worden de thema’s die het komende jaar voor de gemeente belangrijk zullen zijn nog vastgesteld.
Regionale Samenwerking: RGA, SDA, SNN, NG4, EDR, Samenwerking Assen – Poznan, GAE
Samenwerking Drentsche Aa (SDA)
De ingangsdatum voor het centrale beheer van de Basisregistratie Grootschalige Topografie is van 1 juli opgeschoven naar 1 oktober 2016. De bezetting vanuit de drie gemeenten was eerder nog niet compleet. Verder zijn we van plan om de inkoopsamenwerking centraal in Assen te organiseren. Nu heeft de inkoopsamenwerking nog een netwerkvorm. De overige projecten lopen volgens plan. De evaluatie in het voorjaar van het proces had als uitkomst dat de samenwerking nu goed verloopt. De leerpunten uit de evaluatie zijn inmiddels opgepakt. In het najaar worden de businesscases van Belastingen en PSA geëvalueerd.
NG4
Sinds 1 juli 2015 werkt een projectenverwerver namens de NG4 in Brussel. Belangrijke taak in Brussel is het opbouwen en aansluiten bij netwerken. Op dit moment is er binnen het netwerk ERRIN (een in 2001 opgericht, in Brussel gestationeerd platform met meer dan 120 regionale stakeholders) deelname gerealiseerd aan de werkgroepen Bio Economy, Energy & Climate change, Design and creativity en Smart Cities and Communities. Van de laatstgenoemde is de NG4 projectenverwerver voorzitter (andere netwerken waaraan deelgenomen worden zijn: ETP Smart Grids, EIP Smart Cities and Communities, action clusters Small Giants, Positive Energy Blocks, Northern Sparsely Populated Areas en Eurocities: economic development forum).
Vanuit Brussel vindt steeds meer afstemming plaats met diverse partijen in het noorden. Ook wordt bekeken of er allianties opgebouwd kunnen worden met andere regio’s en samenwerkingen. In dit kader is al een succesvolle reis naar Zuid-Noorwegen geweest wat concrete afspraken met de Noordelijke Hogeschool, Hanze Hogeschool en Agder University heeft opgeleverd. Belangrijke quick wins in het afgelopen jaar zijn aanvragen die twee NG4 gemeenten hebben gedaan bij Urban Innovative Action.
Tevens zijn er voor twee concrete projecten (Emmen en Assen) internationale consortia opgebouwd. Voor deze projecten zijn twee projectaanvragen in voorbereiding. Het werk van de NG4 projectenverwerver ligt op schema. Voor de komende periode zijn er twee hoofdaandachtspunten: het verkrijgen en behouden van voldoende ondersteuning in tijd en kennis bij gemeenten en organisaties en het beter opsporen en efficiënter bedienen van mkb-bedrijven die actief willen zijn of worden op Europese schaal.
Internationale samenwerking: Assen – Poznan en Assen – Oldenburg
In de samenwerking met Poznan ligt de focus vooral op evenementen, evenementenveiligheid en SMART Cities. Samenwerken in het kader van SMART Cities gebeurt zowel met Poznan als Oldenburg.
GAE
Alle aandeelhouders hebben besloten een strategische verkenning uit te voeren naar het toekomstperspectief van Groningen Airport Eelde. Dit najaar worden alle onderzoeksresultaten aangeboden aan de raad- en statenleden van de aandeelhouders. In de onderzoeken is uitgegaan van alle mogelijke scenario’s, dat wil zeggen van het afbouwen van de huidige vorm tot het investeren in de luchthaven. Van de raads- en statenleden wordt gevraagd op basis van de onderzoeksresultaten een besluit te nemen over de koers van de luchthaven in de toekomst. Totdat dit besluit is genomen, moet rekening gehouden worden met alle mogelijke scenario’s.
Dienstverlening
Servicewaarden
Medio april zijn we gestart met de meting van de klantwaardering voor onze telefonische en digitale dienstverlening. De telefonische dienstverlening wordt met een ruime voldoende gewaardeerd. Onze website wordt minder goed en wisselend gewaardeerd. Aan de hand van concrete acties wordt momenteel hard gewerkt aan de verbetering van de site.
Verdergaande digitalisering en zelfbedieningsconcept
In het vierde kwartaal wordt het voor burgers mogelijk om ook digitaal de procedure voor aangifte van een geboorte of een huwelijk op te starten. Voor begrafenisondernemers wordt het dan mogelijk om een aangifte van overlijden grotendeels digitaal af te handelen. De planning voor het onderzoek of telefonische FAQ’s digitaal gemaakt kunnen worden en of wij 100 % op afspraak kunnen gaan werken start eind 2016. Daarnaast wordt het dit najaar mogelijk om een parkeervergunning digitaal aan te vragen. Hiermee verbetert ook de digitale handhaving.
Op stadhuis alleen nog pinbetalingen tenzij
Sinds 15 september is het aan de balies in het stadhuis alleen nog mogelijk om direct met pin te betalen. Voor klanten die om wat voor reden dan ook geen beschikking hebben over een pinpas kan een afspraak gemaakt worden op dinsdagmiddag om nog contant te betalen. In de afgelopen maanden en weken is hierover gecommuniceerd via social media (meerdere keren berichten via twitter en facebook), meermaals in Berichten van de Brink en via posters op de toegangsdeuren tot het stadhuis.
Toegang
De primaire frontoffice functies loket, telefoon en mail zijn voor de Wmo en Jeugdhulp geïntegreerd in het Klant Contact Centrum (KCC) van de gemeente Assen. Vanuit de Toegang is een project opgestart om de buurtteams een leidende rol te geven in het houden van keukentafelgesprekken voor begeleiding, dagbesteding, logeren, collectief vervoer en hulp bij het huishouden. Het project herindicatie nieuwe taken Wmo en Jeugdhulp is conform planning afgerond. De nieuwe tweedelijns frontoffice taken op het gebied van Wmo en Jeugdhulp zijn conform planning geïntegreerd binnen de eenheid Klant.
Zaakgericht werken
In 2017 kan de slag gemaakt worden naar een betere dienstverlening aan de klanten. De voorbereiding op de invoering van Zaakgericht werken is in volle gang; nog grotendeels achter de schermen, maar binnenkort voor iedereen in de organisatie tastbaar. Ons management is voorbereid op de implementatie en vanuit alle organisatieonderdelen is input aangeleverd voor de in te voeren processen (totaal 365). Deze zijn grotendeels voor het eind van het jaar in het zaaksysteem opgenomen.
Financiële prognose
Bestuur € 25.000 V
Raad en college (€ 100.000 V)
De lasten van de raad en het college (inclusief bestuursondersteuning) zullen naar verwachting € 70.000 lager uitvallen dan begroot. Verder is het onderzoeksbudget voor de Rekenkamercommissie niet geheel benodigd (€ 30.000 V).
Meerwerkkosten accountantscontrole jaarrekening 2015 (€ 75.000 N)
Zoals bekend is het jaarrekeningproces 2015 moeizaam verlopen. Hierbij hebben een aantal factoren een rol gespeeld. Onder andere de nieuwe taken in het sociaal domein, het wisselen van de accountant en hogere eisen aan de accountantscontrole hebben ervoor gezorgd dat de controle langer heeft geduurd dan gebruikelijk. Voor zowel de organisatie als de accountant betekende dit veel extra en aanvullende werkzaamheden. Het meerwerk van de accountant heeft zich logischerwijs vertaald in extra kosten (€ 75.000) die zullen zorgen voor een overschrijding van het hiervoor beschikbaar gestelde budget.
Dienstverlening € 505.000 V
Op het onderdeel publiekszaken voorzien we een voordeel van ruim € 400.000. Van de geoormerkte rijksmiddelen voor het nationaal uitvoeringsprogramma dienstverlening en e-overheid i-NUP resteert dit jaar na verwachting nog een bedrag van € 140.000. Aangezien deze gelden zullen worden aangewend in 2017 maakt dit bedrag onderdeel uit van de geprognosticeerde budgetoverheveling. Ook verwachten wij een voordeel bij burgerzaken van € 200.000. Dit voordeel ontstaat door minder kosten als gevolg van lagere contractverplichtingen en door ingeschatte hogere legesinkomsten.
Met de extra legesinkomsten is in de conceptbegroting 2017 al rekening gehouden. Zoals in de Voorjaarsnota aangegeven hebben we via het Gemeentefonds extra middelen ontvangen voor de organisatie van het Oekraïne referendum. Deze middelen behoefden niet geheel ingezet te worden, waardoor een voordeel ontstaat van € 65.000. In verband met het vervallen van geplande investeringen op het terrein van de basisregistraties ontstaat een voordeel van ongeveer € 100.000.