Stand en Samenvatting
Naar aanleiding van het rekenkameronderzoek in 2015 naar de informatieveiligheid van de aspecten organisatie, mens en techniek is een plan van aanpak opgesteld met daaruit voortvloeiende acties in 2016 en 2017.
Mede naar aanleiding van de bevindingen van de accountant is gestart met het doorvoeren van verbeteringen om de jaarafsluiting 2016 soepeler te laten verlopen.
De gemeente Assen heeft twee volledig aangepaste werkplekken voor medewerkers met een arbeidsbeperking. Daarnaast blijft zij zich inzetten op het nog meer kunnen plaatsen van mensen met een achterstand op de arbeidsmarkt in reguliere functies.
Het ziekteverzuim is gestegen ten opzichte van 2015: toen was het 5,23%, in januari tot en met augustus 2016 bedroeg het 6,19%. Landelijk is het ziekteverzuim onder gemeenteambtenaren gestegen met 0,2 % naar 5,3%. Daarnaast is er dit jaar een werkdrukonderzoek uitgevoerd. De uitkomsten hiervan betrekken we bij de analyse van het ziekteverzuim.
Indien rekening wordt gehouden met de voorgestelde budgetoverhevelingen, is sprake van een positief bedrijfsvoeringsresultaat over 2016 van € 100.000. De belangrijkste afwijkingen (nadelen) zijn: extra kosten informatieveiligheid, extra bedrijfsvoeringskosten decentralisaties, onderdekking projecten en onderhoud materieel. De belangrijkste afwijkingen (voordelen) zijn: vrijval kapitaallasten, diverse beheerskosten en personeelskosten (onderbezetting eerste halfjaar 2016).
Waar staan we nu en wat gaan we nog doen?
Ambtelijke organisatie
Informatiebeveiliging
De rekenkamer heeft eind 2015 een onderzoek laten doen naar de informatieveiligheid op de aspecten organisatie, mens en techniek. De geconstateerde tekortkomingen en aanbevelingen zijn verwerkt in een plan van aanpak. Een aantal van de acties die daaruit voortkomen brengt in 2016 kosten (€ 100.000) met zich mee die niet begroot zijn (extra inhuur, aanschaf software, vervolgmetingen, aanstelling privacy functionaris in SDA-verband). De structurele kosten (€ 180.000) die hieruit voortvloeien zijn meegenomen in de begroting 2017.
Bevindingen accountant
Mede naar aanleiding van de bevindingen van de accountant is met hulp van een consultant gestart met het doorvoeren van verbeteringen die er toe moeten leiden dat de jaarafsluiting 2016 soepeler verloopt.
Er is gestart met de werkwijze rondom reserves en voorzieningen en verrekenen met projecten.
Een kadernota reserves en voorzieningen en een herziening van de kadernota activa en afschrijvingen worden nog dit jaar voorgelegd aan de raad. De kosten hiervan zijn niet voorzien in 2016 en zullen onderdeel zijn van het rekeningresultaat.
Realisatie afspraakbanen
De gemeente Assen heeft twee volledig aangepaste werkplekken voor medewerkers met een arbeidsbeperking en zet daarnaast in op het nog meer kunnen plaatsen van mensen met een achterstand op de arbeidsmarkt in reguliere functies. Zo zijn de samenwerking met Werkplein Baanzicht, Alescon en de oprichting van Werkpunt hiervan voorbeelden. Deze inspanningen tellen echter niet mee voor het quotum van de ‘wet afspraakbanen’: omdat medewerkers geen ambtelijke aanstelling hebben bij de gemeente Assen of reeds in dienst waren vóórdat de Wet Banenafspraak op 1 april 2015 in werking is getreden.
De quotumheffing, dat wil zeggen de hoeveelheid arbeidsbeperkten die een organisatie in dienst moet hebben, is in jongstleden juli door de staatssecretaris van SZW (Sociale Zaken en Werkgelegenheid) afgeschaft. De gemeente Assen blijft zich inspannen om meer medewerkers met een arbeidsbeperking te plaatsen in reguliere functies.
Ziekteverzuim 2016
Het ziekteverzuim is gestegen ten opzichte van vorig jaar. In 2015 was het ziekteverzuim 5,23% en in 2016 (januari t/m augustus) 6,19%. Dit wordt voor een groot deel veroorzaakt door langdurig verzuim (door zwangerschap of ernstige ziektes). Deze medewerkers zijn allen goed in beeld en er zijn individuele afspraken mee gemaakt. Hier en daar is er ook sprake van een hogere frequentie ziektemelding. Hierover vinden gesprekken plaats. Daarnaast is er dit jaar een werkdrukonderzoek uitgevoerd. De uitkomsten hiervan betrekken we bij de analyse van het ziekteverzuim.
Landelijk is het ziekteverzuim onder gemeenteambtenaren gestegen met 0,2 % naar 5,3%.
Financiële prognose
Bedrijfsvoering € 800.000 V
Tot het nu geprognosticeerde voordeel van € 800.000 behoort een aantal vrijvallende (project)budgetten die in 2017 benodigd zijn om deze projecten te kunnen afronden: budgetten voor de invoering van Zaakgericht Werken, het overbrengen van het milieu- en bouwarchief naar het Drents Archief en het uitvoeren van de opleidingsplannen. Bij de prognose van de budgetoverheveling worden deze onderwerpen nader toegelicht. Naar de huidige inzichten zal bij het opmaken van de jaarrekening worden voorgesteld een totaalbedrag van € 700.000 over te hevelen naar 2017. Indien rekening wordt gehouden met deze voorgestelde budgetoverheveling is sprake van een positief bedrijfsvoeringsresultaat over 2016 van € 100.000.
Bezuinigingsopgave
In 2016 is deels al geanticipeerd op de invulling van de bezuiningsopgave vanaf 2017. Zo moeten onderwerpen als besparingen op abonnementen en contracten, reduceren van budgetten voor voormalig personeel en het schrappen van vervangingsinvesteringen voor € 700.000 bijdragen aan de totale bezuinigingsopgave. Op deze onderdelen bedraagt het ingeschat voordeel in 2016 totaal ruim € 1,2 miljoen. Bij de vrijval van kapitaallasten betreft dit wel grotendeels een incidenteel voordeel als gevolg van het uitstel van investeringen op het terrein van materieel en ICT. En tegenover het voordeel op het vertragen van investeringen in materieel staat een nadeel van € 200.000 als gevolg van hogere onderhoudskosten van het bestaande materieel.
Personeelskosten decentralisaties
Vanuit de rijksmiddelen die we ontvangen voor de uitvoering van de Wet maatschappelijke ondersteuning (Wmo), de Jeugdwet en de Participatiewet betalen wij ook de kosten van deze (nieuwe) taken in de eigen bedrijfsvoering. De voor de bedrijfsvoering beschikbare ruimte is voor dit doel afgezonderd en toegevoegd aan het programmabudget Bedrijfsvoering. Daarbij is vanaf 2015 voor de Wmo uitgegaan van de landelijke richtlijn van 3 % en voor de uitvoering van de Jeugdwet is de VNG-richtlijn van 4,3 % aangehouden. Voor 2016 bedraagt dit budget totaal € 2,3 miljoen. De inschatting is dat dit budget dit jaar met € 300.000 zal worden overschreden. Dit wordt met name veroorzaakt door noodzakelijke extra inzet in de backoffice, voor onder andere indicatiestelling, administratie en facturatie en afhandeling toename telefoonverkeer.
Overige personeelskosten
Op de overige personeelskosten lijkt een voordeel te gaan ontstaan van ongeveer € 375.000. Weliswaar liggen de kosten van externe inhuur hoger dan in de begroting is voorzien, maar doordat de bezetting met name in de eerste helft van 2016 nog beneden de toegestane formatie lag wordt over geheel 2016 nog een beperkt voordeel voorzien. De huidige bezetting is nagenoeg conform de begrote formatie.
Projecten
Zoals al aangegeven in de Voorjaarsnota zorgt de terugloop in projecten (inclusief grondexploitatie) voor minder projectmatige dekking voor de (vaste) bedrijfsvoeringskosten. Zoals het zich nu laat aanzien gaat het hierbij om een totaalbedrag van naar schatting € 1,2 miljoen. Naast een dalende projectenportefeuille bevindt zich een aantal projecten nog in een voorbereidingsfase. Doordat een directe dekking uit projecten en/of het grondbedrijf (nog) ontbreekt, verschuiven deze lasten naar de exploitatie.
Overige afwijkingen
De overige afwijkingen bedragen per saldo ongeveer € 200.000 voordelig. Dit betreffen onder andere minder aangeschafte kantoorartikelen, een onderbesteding in het budget voor advertentiekosten en wat extra inkomsten.
Budgetoverhevelingen
Zaakgericht Werken
Via de Voorjaarsnota is een incidenteel budget van € 500.000 beschikbaar gesteld voor de implementatie van Zaakgericht Werken. Het voorbereiden van de invoering van Zaakgericht Werken is gepland in 2016, waarna de invoering in 2017 kan worden gerealiseerd. Voor de voorbereiding is in 2016 een budget van € 120.000 benodigd. De resterende middelen (€ 380.000) zullen in 2017 worden ingezet.
Overbrenging milieu- en bouwarchief
Zoals in de Voorjaarsnota is aangegeven hoort ons bouw- en milieuarchief wettelijk gezien na 20 jaar overgebracht te worden naar het Drents Archief, zodat deze archieven daarmee op papier openbaar en toegankelijk worden. Voor de kosten van deze overbrenging is een eenmalig budget beschikbaar gesteld van € 200.000. Eind 2016 wordt gestart met het overbrengen van de betreffende archieven. Van het budget zal € 60.000 nog tot besteding komen in 2016. Het restant (€ 140.000) is benodigd in 2017.
Opleidingsbudget
Om uitvoering te geven aan de afspraak met de OR met betrekking tot de individuele loopbaanbudgetten (ILB) is in 2015 een bedrag van € 300.000 overgeheveld naar 2016. Deze extra ruimte kwam daarmee beschikbaar voor de opleidingsplannen in 2016. Van het totaal beschikbare vormings- en opleidingsbudget ad € 942.000 (€ 642.000 regulier + € 300.000 overheveling uit 2015) zal in 2016 naar verwachting € 767.000 ingezet kunnen worden. Een deel van de opleidingsplannen loopt door in 2017 en voorgesteld zal dus worden het resterende budget ad € 175.000 over te hevelen naar 2017.
Bezuinigingen